Een algemene wettelijke verplichting voor alle werkgevers bestaat op dit moment niet, maar voor veel organisaties is een vertrouwenspersoon al wel voorgeschreven. Diverse cao’s stellen de vertrouwenspersoon verplicht, onder meer in het onderwijs, de zorg en verschillende agrarische sectoren. Daarnaast verplicht de Arbeidsomstandighedenwet werkgevers tot beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, en het ontbreken van een vertrouwenspersoon geldt daarbij al snel als onvoldoende invulling van die zorgplicht. Tot slot ligt er een wetsvoorstel dat de vertrouwenspersoon verplicht stelt voor werkgevers met tien of meer medewerkers, in 2023 aangenomen door de Tweede Kamer en nu in behandeling bij de Eerste Kamer. Het is daarom raadzaam te toetsen of uw cao er al een voorschrijft.

Een vertrouwenspersoon is het onafhankelijke, vertrouwelijke aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag of een vermoeden van een misstand. De taken spelen op drie niveaus:

• Opvang en begeleiding van de medewerker, en helpen bij het bepalen van een passende vervolgstap.
• Voorlichting en bewustwording binnen de organisatie, zodat medewerkers weten waar ze terechtkunnen.
• Signaleren van patronen en adviseren van de directie over beleid en preventie, met een jaarlijkse geanonimiseerde rapportage.

Een vertrouwenspersoon doet zelf geen onderzoek, bemiddelt niet en oordeelt niet over schuld of gelijk.

Een interne vertrouwenspersoon is een eigen medewerker die de rol naast zijn functie vervult. Een externe vertrouwenspersoon staat buiten de organisatie. Een externe vertrouwenspersoon biedt:

• Onafhankelijkheid, zonder belangen of loyaliteitsconflict binnen de organisatie.
• Een lagere drempel, omdat de medewerker niet naar een bekende collega hoeft.
• Continuïteit, altijd bereikbaar zonder uitval door ziekte of drukte.
• Geborgde kwaliteit, zonder dat u zelf voor opleiding en bijscholing hoeft te zorgen.

Een interne vertrouwenspersoon heeft juist het voordeel van nabijheid en kennis van de cultuur. Veel organisaties kiezen daarom bewust voor extern, of een combinatie.

Wat een externe vertrouwenspersoon kost, hangt af van de grootte van uw organisatie en de manier waarop u de rol wilt inrichten. In de praktijk werken we met twee modellen: een jaarabonnement voor beschikbaarheid, voorlichting en jaarrapportage, en een tarief per opvanggesprek.

Daarnaast kunt u de inzet van de vertrouwenspersoon combineren met onze preventietrainingen. Wordt er gedurende het jaar weinig gebruikgemaakt van het abonnement, wat vaak juist een positief signaal is, dan kan het resterende budget worden ingezet voor een preventietraining op maat. Zo draagt uw investering altijd bij aan een sociaal veilige organisatie.

Tijdens een kennismakingsgesprek bespreken we wat bij uw organisatie past en ontvangt u een voorstel op maat.

Ja. Alles wat een medewerker met de vertrouwenspersoon bespreekt, is vertrouwelijk. Uw organisatie krijgt geen inhoudelijke informatie over individuele gesprekken zonder toestemming van de medewerker. Alleen in uitzonderlijke situaties, zoals bij acuut gevaar, kan het nodig zijn om informatie te delen. Ook dan bespreekt de vertrouwenspersoon dit eerst met de medewerker en legt hij uit welke stappen nodig zijn.

Ook binnen Zenith is die vertrouwelijkheid strikt geborgd. Het werk van de vertrouwenspersoon blijft volledig gescheiden van onze onderzoekstak, met gescheiden medewerkers, dossiers en verantwoordelijkheden. Geanonimiseerde signalen en patronen kunnen wel worden meegenomen in de periodieke rapportage, zonder dat individuele medewerkers herleidbaar zijn.

De kracht van een vertrouwenspersoon zit juist in een heldere en onafhankelijke rol. De vertrouwenspersoon luistert, helpt de medewerker om de situatie te ordenen en bespreekt welke vervolgstappen mogelijk zijn. Daarbij bewaakt hij bewust zijn grenzen.

Een vertrouwenspersoon:

• doet zelf geen onderzoek naar een melding. Als feitenonderzoek nodig is, gebeurt dat altijd vanuit een aparte en onafhankelijke rol.

• bemiddelt niet tussen partijen. De vertrouwenspersoon staat naast de medewerker en ondersteunt hem bij het maken van eigen keuzes.

• bepaalt niet wie gelijk heeft. Hij luistert zonder oordeel en helpt de medewerker om de situatie en mogelijke vervolgstappen helder te krijgen.

• geeft geen juridisch advies. Wel kan hij uitleg geven over mogelijke routes en waar nodig doorverwijzen naar de juiste deskundige.

• onderneemt geen stappen zonder overleg. De medewerker houdt zelf de regie over wat er met zijn melding gebeurt.

• neemt de rol van HR, een klachtencommissie of hulpverlener niet over. Wel kan de vertrouwenspersoon helpen bepalen welke stap het beste past.

Juist doordat deze rollen duidelijk van elkaar gescheiden blijven, kan de vertrouwenspersoon een veilige en onafhankelijke positie behouden.

De vertrouwenspersoon is er voor twee taakgebieden: ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties. Bij ongewenste omgangsvormen kunt u denken aan pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie of machtsmisbruik. Bij integriteit gaat het bijvoorbeeld om vermoedens van fraude, diefstal, belangenverstrengeling, corruptie of andere mogelijke misstanden.

Niet iedere lastige situatie valt onder de rol van de vertrouwenspersoon. Gaat het bijvoorbeeld om een arbeidsconflict, functioneren of een reorganisatie, dan helpt de vertrouwenspersoon de medewerker om de juiste route binnen of buiten de organisatie te vinden. Twijfelt een medewerker waar een situatie onder valt, dan hoeft hij dat vooraf niet zelf te bepalen. Hij kan het altijd eerst vertrouwelijk voorleggen.

Soms blijkt tijdens een gesprek dat een situatie mogelijk om nader feitenonderzoek vraagt. De vertrouwenspersoon voert dat onderzoek nooit zelf uit. Eerst bespreekt hij met de medewerker welke mogelijkheden er zijn en wat de gevolgen van een eventuele vervolgstap kunnen zijn. De medewerker bepaalt vervolgens zelf of hij een formele stap wil zetten.

Komt er een formele klacht of melding en besluit de werkgever dat feitenonderzoek nodig is, dan wordt daarvoor een afzonderlijke opdracht verstrekt. Dat onderzoek staat volledig los van het vertrouwenswerk en wordt uitgevoerd door een andere onderzoeker, nooit door de vertrouwenspersoon zelf.

De vertrouwenspersoon kan de medewerker tijdens het verdere traject blijven begeleiden. Daarbij blijft de vertrouwelijkheid geborgd: informatie uit de gesprekken met de vertrouwenspersoon wordt niet automatisch onderdeel van het onderzoek en wordt alleen gedeeld met toestemming van de medewerker.

Ja. Onze vertrouwenspersonen zijn LVV-gecertificeerd en werken volgens de geldende beroepscode. Vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid en zorgvuldigheid staan daarbij centraal. Door verplichte bijscholing en intervisie blijven zij hun kennis en vaardigheden ontwikkelen en is de kwaliteit van de begeleiding structureel geborgd.