ZENITH RECHERCHE · INTERNE DIEFSTAL
Vermoedens van diefstal op de werkvloer? Neem deze eerste stappen
Het kan gebeuren dat er bedrijfsmiddelen in uw organisatie ontbreken, zonder dat duidelijk is waar ze zijn gebleven. Denkt u daarbij aan interne diefstal, dan is het verstandig om eerst rustig vast te stellen wat er aan de hand is. Op deze pagina leest u welke eerste stappen u daarvoor kunt zetten, hoe u informatie bewaart die later nodig kan zijn en wanneer een intern onderzoek of contact met de politie aan de orde is.
Kernpunt: Een helder overzicht van de situatie is een goed vertrekpunt. Ga daarom eerst na wat er precies ontbreekt, sinds wanneer en waar het voor het laatst was. Zo baseert u elke vervolgstap op feiten en blijft de aanpak objectief en zorgvuldig.
KWIJT OF DIEFSTAL?
Ontbrekende bedrijfsmiddelen
zijn niet altijd gestolen
Als er iets ontbreekt, kan dat verschillende oorzaken hebben. Misschien heeft een collega het geleend zonder dat te noteren, is het in reparatie of staat het op een andere locatie. Ook een fout in de administratie kan de oorzaak zijn. Het is daarom verstandig om eerst na te gaan of het echt weg is. Zo voorkomt u dat collega’s of leveranciers onterecht verdacht worden.
Vindt u het niet terug en is er geen verklaring? Dan kijkt u of er concrete aanwijzingen zijn voor diefstal, verduistering of misbruik. Dat geldt voor alle bedrijfsmiddelen, zoals voorraad, gereedschap, laptops en telefoons. Let extra op bij sleutels, toegangspassen en documenten, omdat iemand daarmee toegang kan krijgen tot gebouwen of vertrouwelijke informatie.
DE EERSTE UREN
Vier stappen bij vermoedens van diefstal
Deze stappen kunt u het beste nog dezelfde dag zetten. Ze helpen u om overzicht te houden en zorgvuldig te werk te gaan, ook als nog niet duidelijk is wat er is gebeurd.
Breng in kaart wat er ontbreekt
Beschrijf zo duidelijk mogelijk wat er mist, bijvoorbeeld met type, serienummer en waarde, en noteer wie het ontdekte en wanneer het voor het laatst zeker aanwezig was. Zo kunt u later gericht zoeken. Ga daarna na of er een eenvoudige verklaring is. Soms staat die al in de uitleen- of reparatieregistratie, of blijkt de administratie niet te kloppen. Het kan ook zijn dat een collega het heeft meegenomen voor werk elders. Vraag daar neutraal naar en noteer wat feitelijk vaststaat en wat nog een vermoeden is.
Leg de situatie vast
Het is verstandig om de ruimte waar de goederen voor het laatst lagen nog niet op te ruimen. Foto’s van de situatie en een overzicht van wie toegang had sinds de bedrijfsmiddelen daar zeker aanwezig waren, helpen later bij het onderzoek. Ziet u braaksporen, zoals een opengebroken deur of slot, dan kunt u het beste zo weinig mogelijk aanraken en de politie bellen. Sluit u de ruimte af, dan is het handig om te noteren wie nog naar binnen mag en wie daarna naar binnen gaat. Beschadigde sloten of verpakkingen kunt u het best apart bewaren, met een notitie van de vindplaats.
Zorg dat beelden en gegevens bewaard blijven
Camerabeelden, toegangsgegevens en andere registraties blijven maar beperkt bewaard. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert voor camerabeelden een bewaartermijn van maximaal vier weken. Het is daarom verstandig om snel na te gaan welke gegevens er zijn en de relevante periode apart te bewaren. Laat het originele bestand ongewijzigd, werk verder op een kopie en noteer uit welk systeem de gegevens komen, wie ze heeft geëxporteerd en wanneer, zodat de herkomst later controleerbaar blijft.
Behandel de situatie vertrouwelijk
Het is verstandig om zo weinig mogelijk mensen bij de situatie te betrekken. Zo voorkomt u dat er geruchten ontstaan, dat verklaringen onbedoeld worden beïnvloed en dat iemands reputatie onnodig wordt geschaad. Wijs één verantwoordelijke aan die meldingen, documenten en besluiten bijhoudt, en betrek alleen wie nodig is voor de eerste beoordeling, zoals de directie, security, HR, een juridisch adviseur of bijvoorbeeld een privacyfunctionaris. Bewaar alle informatie op één beveiligde plek en deel beelden of logbestanden niet via groepsapps of andere onbeveiligde kanalen.
Wanneer belt u de politie?
Is er sprake van heterdaad, acuut gevaar of geweld, bel dan direct 112. Voor overleg zonder spoed is de politie bereikbaar via 0900 8844, en aangifte van diefstal kunt u online of op een politiebureau doen. Bij braaksporen, een grote waarde, goederen die herhaaldelijk verdwijnen of aanwijzingen voor een georganiseerde werkwijze is het verstandig om vroeg contact op te nemen met de politie, nog voordat u zelf verder onderzoek doet. Neemt de politie de zaak in onderzoek, start dan geen eigen of particulier onderzoek ernaast. Twee onderzoeken naast elkaar kunnen elkaar in de weg zitten.
Ontbreken er sleutels, passen of apparaten?
Dan is ook de vraag belangrijk tot welke ruimtes, systemen of informatie iemand daarmee toegang heeft. Een toegangspas kunt u laten blokkeren, en bij ontbrekende sleutels kan het nodig zijn om sloten of cilinders te vervangen. Een vermiste laptop of telefoon meldt u direct bij IT. Laat toegang en sessies wel in overleg intrekken, want een account dat abrupt verdwijnt, kan ook gegevens wissen die u later nodig heeft. Waren er persoonsgegevens toegankelijk, dan beoordeelt de verantwoordelijke voor privacy binnen uw organisatie of een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is. Die melding moet binnen 72 uur na ontdekking worden gedaan.
HANDELEN BIJ TWIJFEL
Wanneer start u een intern onderzoek bij een vermoeden van diefstal?
Leveren de eerste stappen geen verklaring op, dan kunt u een korte feitenverkenning uitvoeren. Daarmee bepaalt u of een intern onderzoek nodig is en hoe ver dat onderzoek mag gaan.
Begin met een open onderzoeksvraag
Beschrijf zo feitelijk mogelijk wat er is gebeurd, zonder al een vermoedelijke dader of motief in te vullen. Bijvoorbeeld: op 18 september bleek een laptop met serienummer X niet meer in de afgesloten opslag te liggen. De laatste uitgifte was op 15 september en een retourmelding ontbreekt. Deze omschrijving is controleerbaar en laat ruimte voor verschillende verklaringen. Misschien is de laptop verkeerd geboekt, of heeft een collega hem in gebruik genomen zonder dat te registreren. Het kan ook zijn dat hij per ongeluk is meegegaan met afgeschreven apparatuur. Ten slotte kan iemand van buiten hem hebben meegenomen, of kan hij bewust zijn ontvreemd. Door al deze mogelijkheden open te houden, blijft het onderzoek breed. Dat geldt ook voor de mensen die toegang hadden tot de ruimte. Zij vormen een vertrekpunt voor het onderzoek, maar zijn daarmee nog geen verdachten.
Houd het onderzoek in balans
Een onderzoek moet passen bij wat er is gebeurd en mag niet verder gaan dan nodig is. Daarom is het nodig om vooraf een onderzoeksplan op te stellen. Daarin legt u vast wat u wilt weten, welke bronnen u daarvoor raadpleegt en in welke volgorde u te werk gaat. Ook spreekt u af wie het dossier mag inzien en wanneer u het onderzoek stopt of uitbreidt. Bij elke stap kijkt u of de aanpak in verhouding staat tot wat er is gebeurd. Dit heet proportionaliteit. Daarbij kiest u steeds de minst ingrijpende manier die werkt, wat subsidiariteit wordt genoemd. Zo bekijkt u eerst de voorraad- en toegangsregistraties, voordat u zich op personen of hun communicatie richt. In ons artikel over proportionaliteit en subsidiariteit bij rechercheonderzoek leest u hier meer over.
UIT DE RECHTSPRAAK
Wat de rechter verwacht van een intern onderzoek
De rechter kijkt kritisch naar de manier waarop een werkgever een vermoeden van diefstal onderzoekt. Een onderzoek zonder concrete aanleiding, of bewijs dat de betrokkene niet heeft kunnen inzien, kan gevolgen hebben voor een ontslag en leiden tot een vergoeding voor de werknemer. Hieronder leest u twee recente uitspraken waarin dit naar voren komt.
Kantonrechter Amsterdam, 2025
Een groothandel zag regelmatig voorraad verdwijnen. Uit intern onderzoek bleek dat een magazijnmedewerker jarenlang dure producten liet thuisbezorgen, waaronder 83 kokendwaterkranen en 365 meterkasten. De kantonrechter achtte de fraude bewezen. Toch hield het ontslag op staande voet geen stand, omdat de werkgever na het vaststellen van de feiten te lang wachtte. De werkgever moest daardoor alsnog € 13.801 bruto betalen (ECLI:NL:RBAMS:2025:9311). Een zorgvuldig onderzoek verliest zijn waarde als het besluit daarna uitblijft. Leg daarom in het onderzoeksplan vast wanneer het onderzoek is afgerond, wie dan een besluit neemt en binnen welke termijn.
Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, oktober 2024
Een werkgever vermoedde dat een langdurig zieke werknemer in de tussentijd werkte in zijn eigen garage. Op basis van geruchten en een onbevestigde tip liet hij de werknemer een maand lang om de dag observeren. Volgens het hof was er geen concrete aanleiding voor dit ingrijpende onderzoek en handelde de werkgever ernstig verwijtbaar. Dat kostte de werkgever € 17.000 bruto aan billijke vergoeding, plus € 5.000 aan juridische kosten (ECLI:NL:GHARL:2024:6463). Het is daarom belangrijk om eerst feitelijk vast te leggen wat er is gebeurd en waarop het vermoeden is gebaseerd, en te beoordelen of een onderzoek in verhouding staat tot de situatie.
ONDERZOEKSMIDDELEN
Welke onderzoeksmiddelen kunt u inzetten?
Er zijn verschillende manieren om verdwenen bedrijfsmiddelen te onderzoeken. Elk middel heeft zijn waarde, maar ook zijn grenzen. De inzet moet altijd zorgvuldig worden onderbouwd, en hoe ingrijpender een methode, hoe duidelijker de noodzaak moet zijn.
Camerabeelden en toegangsgegevens
Bestaande camerabeelden kunnen bijdragen aan het reconstrueren van wat er is gebeurd. Het gebruik ervan is wel gebonden aan het doel waarvoor de camera’s zijn geplaatst, dat doorgaans in het camerareglement is vastgelegd. Zijn de camera’s bedoeld om diefstal te voorkomen, dan is het bekijken van beelden bij een vermoeden van diefstal toegestaan, mits dit beperkt blijft tot de relevante periode en personen en de selectie wordt vastgelegd. Verborgen cameratoezicht gaat een stap verder. Het behoort tot de middelen met de meeste impact op de privacy en is daarom alleen in uitzonderlijke gevallen toegestaan, onder strenge voorwaarden van de Autoriteit Persoonsgegevens. Gegevens van toegangspassen en systemen vragen om een zorgvuldige interpretatie. Een registratie toont dat een pas of account is gebruikt, maar niet wie dat op dat moment deed.
Gesprekken met medewerkers
Begin bij de medewerkers die de processen en registraties kunnen toelichten, bijvoorbeeld omdat zij verantwoordelijk zijn voor de uitgifte, opslag of administratie van de goederen. Stel open vragen, leg de antwoorden zo letterlijk mogelijk vast en plan de gesprekken in een bewuste volgorde, zodat medewerkers hun verklaringen niet vooraf op elkaar afstemmen. Een gesprek met iemand op wie het vermoeden zich richt, vraagt extra voorbereiding. Door vooraf te bepalen welke feiten u bespreekt en de betrokkene de gelegenheid te geven om te reageren, past u hoor en wederhoor zorgvuldig toe. Voer dit gesprek met twee personen en oefen geen druk uit, want een verklaring die onder druk tot stand komt, houdt bij juridische stappen geen stand. Wijs de betrokkene er ook op dat het gesprek arbeidsrechtelijke gevolgen kan hebben.
Zakelijke email en apparaten
Controle van zakelijke e-mail en bedrijfsapparaten begint altijd bij een concrete aanleiding, gebaseerd op vastgelegde feiten en niet op een gerucht. Stel dat in drie maanden twaalf laptops zijn uitgeboekt via het account van één medewerker, zonder bestelling of uitgifteformulier. Dan kan het relevant zijn om de zakelijke e-mail rond die uitboekingen te bekijken, bijvoorbeeld op verzendbevestigingen naar een extern adres. Medewerkers moeten wel vooraf weten dat zulke controles kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld via een ICT-reglement. Begin bij de minst ingrijpende gegevens, zoals wie wanneer een bestand heeft geopend, en beperk de controle tot de relevante periode, zoektermen en zo weinig mogelijk betrokkenen. Leg vast welke zoekacties zijn uitgevoerd en laat duidelijk privéberichten buiten beschouwing. Laat de controle vooraf juridisch toetsen, onder meer omdat de regels per organisatie verschillen en een onzorgvuldige controle de bruikbaarheid van het bewijs kan aantasten.
Persoonlijke eigendommen en lockers
Het doorzoeken van een tas, jas of locker raakt nog directer aan iemands persoonlijke levenssfeer dan de controle van zakelijke e-mail. Dit is in de regel alleen mogelijk als de huisregels erin voorzien, bijvoorbeeld via aangekondigde tassencontroles, of als de medewerker vrijwillig meewerkt. Ontstaat er tijdens zo’n controle een vermoeden, dan is het gebruikelijk om eerst toestemming te vragen voordat de inhoud wordt bekeken. Een getuige en een vastlegging van de bevindingen maken de controle achteraf toetsbaar, en de medewerker krijgt de gelegenheid om een toelichting te geven. Werkt de medewerker niet mee, dan kan een doorzoeking doorgaans niet worden afgedwongen en kan bij een concreet vermoeden de politie worden ingeschakeld. Welke mogelijkheden er precies zijn, hangt af van de situatie en de afspraken binnen de organisatie. Privételefoons, privéaccounts en woningen vallen buiten een intern onderzoek.
Bewijs dat standhoudt
De waarde van bewijs hangt mede af van de manier waarop het is verzameld en bewaard. Het is gebruikelijk om originele bestanden, zoals een export van camerabeelden of een overzicht van toegangsregistraties, ongewijzigd te bewaren en de analyse uit te voeren op een controleerbare kopie. Door bij elke overdracht vast te leggen wat de bron is, wanneer de handeling plaatsvond en wie deze uitvoerde, blijft de herkomst van het bewijs later te herleiden. In de rapportage helpt het om de conclusies dicht bij de bronnen te houden en ook de beperkingen van het onderzoek en eventuele alternatieve verklaringen te benoemen. Een onderzoek dat zo is opgebouwd, staat sterker wanneer het later wordt getoetst, bijvoorbeeld bij het nemen van juridische stappen, ook als de uitkomst anders is dan verwacht.
VRIJBLIJVEND ADVIES
Hoe Zenith Recherche helpt
Een intern onderzoek vraagt om kennis van wet- en regelgeving, ervaring met onderzoeksmethoden en een onafhankelijke blik. Externe ondersteuning helpt om in elke fase de juiste stappen te zetten, van het veiligstellen van de eerste feiten tot het trekken van onderbouwde conclusies. Dat geldt in het bijzonder wanneer meerdere personen of locaties betrokken zijn, de schade aanzienlijk is of ingrijpende onderzoeksmiddelen worden overwogen.
Wij ondersteunen organisaties gedurende dit hele traject. Als particulier onderzoeksbureau met het POB-keurmerk werken we volgens de Privacygedragscode voor particuliere onderzoeksbureaus. In een plan van aanpak leggen we vooraf met u het doel, de methoden, de bewaartermijnen en de evaluatiemomenten vast. Na afloop ontvangt u een rapportage waarin de bevindingen en conclusies controleerbaar zijn onderbouwd.
Vertrouwelijke intake
In een vrijblijvend gesprek brengen we samen de situatie in kaart en bepalen we welke vervolgstappen passend zijn.
Plan van aanpak
Voordat het onderzoek start, leggen we vast wat we willen weten, toetsen we of de inzet proportioneel en subsidiair is en plannen we de evaluatiemomenten.
Analyse van bronnen
We analyseren alleen de relevante bronnen, zoals camerabeelden en toegangsregistraties, en leggen elke stap controleerbaar vast.
Interviews en verificatie
We voeren de gesprekken in een bewuste volgorde, passen hoor en wederhoor toe en toetsen verklaringen aan de vastgestelde feiten.
Rapportage
In het rapport beschrijven we de bevindingen, verantwoorden we de werkwijze en onderbouwen we elke conclusie controleerbaar.
Advies na afloop
We adviseren over concrete herstel- en preventiemaatregelen, zodat u de kans op herhaling verkleint.
Ons doel is waarheidsvinding. Een goed onderzoek kan betrokkenheid aantonen, maar net zo goed een administratieve fout of een andere onschuldige verklaring bevestigen. Ziet u al langer signalen van structurele onregelmatigheden, lees dan ook zeven signalen van fraude binnen uw organisatie.
VEELGESTELDE VRAGEN
Veelgestelde vragen over diefstal op de werkvloer
Moet ik aangifte doen bij diefstal op de werkvloer?
Er is geen wettelijke plicht om aangifte te doen. Bij heterdaad, gevaar of geweld belt u 112, en bij braaksporen, een grote waarde of goederen die herhaaldelijk verdwijnen is vroeg contact met de politie verstandig. Neemt de politie de zaak in onderzoek, start dan geen eigen onderzoek ernaast.
Mag ik camerabeelden bekijken bij een vermoeden van diefstal?
Dat kan als de camera’s zijn geplaatst om diefstal te voorkomen en dat doel in het camerareglement staat. Bekijk alleen de relevante periode, beperk wie de beelden ziet en leg vast welke beelden zijn bekeken en waarom.
Hoe lang mag ik camerabeelden bewaren?
De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert voor camerabeelden een bewaartermijn van maximaal vier weken. Beelden van een incident mag u langer bewaren, tot het incident is afgehandeld. Leg vast waarom u de beelden bewaart en wie er toegang toe heeft.
Mag ik als werkgever de e-mail van een medewerker controleren?
Dat mag niet zomaar, ook niet bij een zakelijk e-mailaccount. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt hier duidelijke voorwaarden aan. Er moet een concrete aanleiding zijn en een vooraf bepaald doel, en controle mag alleen wanneer er geen minder ingrijpende manier is om datzelfde doel te bereiken. Ook moeten medewerkers vooraf weten dat hun e-mail in bepaalde gevallen gecontroleerd kan worden, bijvoorbeeld via een privacy- of gedragsreglement. Leg uw afweging schriftelijk vast en laat die vooraf toetsen, zodat een controle later niet onrechtmatig blijkt.
Mag ik de werktelefoon van een medewerker controleren?
Een zakelijke telefoon mag u onder voorwaarden controleren, maar ook daar gelden grenzen. Er moet een concrete aanleiding zijn en een duidelijk doel, de controle moet in verhouding staan tot dat doel, en medewerkers moeten vooraf weten dat het toestel in bepaalde gevallen gecontroleerd kan worden. Een privételefoon ligt veel gevoeliger. Die valt onder de persoonlijke levenssfeer en is vrijwel nooit zomaar te controleren, ook niet wanneer het toestel voor werkdoeleinden wordt gebruikt. Twijfelt u over de grens, laat de aanpak dan vooraf juridisch toetsen.
Mag ik bij een vermoeden van diefstal een tas of locker controleren?
Dat mag niet zomaar. Een controle van tassen of lockers vereist een duidelijke grondslag die vooraf is vastgelegd, bijvoorbeeld in een bedrijfsreglement of de cao, en er moet een concrete aanleiding zijn. Voer de controle bij voorkeur uit in het bijzijn van de medewerker, zodat die transparant en navolgbaar blijft. Fouilleren gaat nog een stap verder: een werkgever mag een medewerker daar nooit toe dwingen. Leg het beleid daarom vooraf vast en houd u daar strikt aan.
Mag ik een verborgen camera inzetten bij een vermoeden van diefstal?
Verborgen cameratoezicht is een van de meest ingrijpende controlemiddelen en mag alleen onder strikte voorwaarden, meestal als laatste redmiddel. Er moet een concreet vermoeden en een zwaarwegend belang zijn, de inzet moet zo kort mogelijk duren en er mag geen minder ingrijpende manier zijn om hetzelfde te bereiken. Achteraf informeert u de betrokken medewerkers dat er is gefilmd.
Plaatst u de camera zelf, dan moet u vooraf zelf vastleggen welke risico’s de inzet heeft voor de privacy van medewerkers en hoe u die beperkt. Dit heet een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Blijkt daaruit dat het risico hoog blijft, dan moet u de Autoriteit Persoonsgegevens om advies vragen voordat de camera wordt geplaatst. Bij verborgen cameratoezicht is dat doorgaans het geval, omdat filmen zonder medeweten van medewerkers een grote inbreuk op hun privacy is. Laat u de camera plaatsen door een vergund particulier onderzoeksbureau, dan valt de inzet onder de Privacygedragscode voor particuliere onderzoeksbureaus. Het bureau toetst dan vooraf of aan de voorwaarden is voldaan en legt die afweging vast, zodat u deze procedure niet zelf hoeft te doorlopen.
Mag ik een medewerker op non-actief stellen bij een vermoeden van diefstal?
Dat kan als tijdelijke maatregel, bijvoorbeeld wanneer aanwezigheid het onderzoek kan belemmeren. Het loon wordt doorbetaald, de betrokkene hoort de reden en de periode blijft zo kort mogelijk. Een non-actiefstelling is geen sanctie en zegt niets over de uitkomst van het onderzoek.
Is diefstal een reden voor ontslag op staande voet?
Diefstal kan een dringende reden zijn, maar de rechter toetst of de feiten vaststaan, of het ontslag direct is gegeven en of de persoonlijke omstandigheden zijn meegewogen. Een zorgvuldig onderzoek en een tijdig besluit zijn daarom belangrijk. Laat u bij deze stap altijd juridisch adviseren.
Kan ik de onderzoekskosten verhalen op de betrokken medewerker?
Dat is in sommige gevallen mogelijk. Staat vast dat de medewerker verantwoordelijk is voor de schade, dan kan de rechter bepalen dat deze de onderzoekskosten geheel of gedeeltelijk vergoedt. Dat geldt vooral wanneer het onderzoek nodig was om de schade vast te stellen of verdere schade te voorkomen. Of er een vergoeding wordt toegewezen en hoe hoog die is, beoordeelt de rechter per situatie.
Wanneer schakel ik een extern recherchebureau in?
Een extern bureau is vooral verstandig wanneer onafhankelijkheid belangrijk is, bijvoorbeeld omdat het vermoeden dicht bij de organisatie of de leiding ligt. Ook wanneer de juiste expertise intern ontbreekt, de mogelijke schade aanzienlijk is of de juridische en privacyrisico’s groot zijn, loont het om een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Zo voorkomt u dat een onderzoek onbedoeld onzorgvuldig verloopt of later juridisch niet standhoudt.
Hoe voorkom ik diefstal op de werkvloer?
Veel diefstal is te voorkomen door de organisatie zo in te richten dat afwijkingen opvallen en bedrijfsmiddelen niet ongemerkt kunnen verdwijnen. Denk aan goed toegangsbeheer, een sluitende registratie van uitgifte en voorraad, regelmatige voorraadcontroles en duidelijke huisregels, bijvoorbeeld over tassencontroles en cameratoezicht. Een betrouwbaar meldkanaal en een periodieke analyse van voorraadverschillen helpen om patronen zichtbaar te maken voordat ze uitgroeien tot een groot probleem.
Wat als het vermoeden van diefstal onjuist blijkt?
Ook dat is een waardevolle uitkomst. Duidelijkheid dat er niets aan de hand is, geeft zekerheid en voorkomt dat een onterechte verdenking blijft hangen. We leggen die conclusie net zo zorgvuldig vast, bewaren niet meer gegevens dan nodig en herstellen waar mogelijk onnodige gevolgen. Een goed onderzoek weegt ontlastende feiten altijd even serieus als belastende.
